Составление заявления на компенсацию неиспользованного отпуска

Нередко бывают ситуации, когда работник по той или иной причине отгулял положенные ему отпуска в текущем году, и чтобы не брать большой период отдыха в следующем, он просит у работодателя компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Всегда ли это законно, когда можно выплатить часть неиспользованных дней отпуска деньгами или предоставить отгулы?

Основные правила составления и подачи документа

Дело в том, что согласно Трудовому Кодексу РФ нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Даже если по некоторым причинам работник не отгулял его в положенное время.

Денежную компенсацию вместо отпуска можно получить в следующих случаях:

• при расторжении трудового договора. В этом случае компенсируются абсолютно все отпуска или их части, которые работник не отгулял. Не существует никакого срока давности для такой компенсации.
• если положенный работнику отпуск превышает 28 стандартных дней и при этом дополнительные дни даются не за вредные условия труда, часть, которая превышает эти 28 дней, может быть заменена на денежную компенсацию полностью или частично. Делается это по желанию работника, работодатель не имеет право самостоятельно выплатить компенсацию за эти дополнительные дни.

Заявление на компенсацию отпуска пишется только во втором случае, поскольку при увольнении кадровик обязан рассчитать неиспользованные дни по умолчанию и внести их в приказ об увольнении.

Если работник хочет заменить компенсацией свой дополнительный отпуск, он должен изъявить это желание в письменном виде, то есть написать заявление.

Написать его можно в любое время:

• перед тем как пойти в этот отпуск согласно графику отпусков;
• написать заявление на перенос этого отпуска, а затем попросить его компенсировать;
• если отпуск не был отгулян и компенсирован в текущем году попросить денежную компенсацию за него можно в любом другом периоде.

Данное заявление должно быть завизировано у руководителя, а затем оно направляется в отдел кадров или бухгалтерию, где создается соответствующий приказ о выплате компенсации.

Форма и содержание

Поскольку заявление является документом, на основании которого затем будет составлен приказ, оно должно оформляться по всем правилам и содержать всю необходимую информацию.

В виде денежных выплат

Если работник желает получить материальную компенсацию за дни отпуска, которые он не отгулял, или не хочет гулять, он пишет заявление о своем желании.

Заявление составляется в свободной письменной форме, но при этом должно содержать следующие данные:

• ФИО начальника и его должность;
• ФИО и должность работника;
• количество дней отпуска, за которые работник хочет получить компенсацию;
• период этого отпуска (за текущий или прошлый период). Это необходимо, чтобы кадровик внес сведения о компенсированных отпусках в соответствующую графу карточки Т-2;
• сумму компенсации он не указывает, поскольку ее будет рассчитывать бухгалтерия на основании приказа;
• дату и подпись.

Предоставление отгулов

Законодательство не предусматривает компенсации неиспользованного отпуска отгулами, но на практике некоторые работодатели разрешают работникам такую схему: отпуск оформляется приказом и выплачиваются отпускные, но часть этого отпуска или весь период работник находится на рабочем месте, но поскольку официально он в отпуске, то зарплата ему не начисляется. А дни, которые ему положено отгулять, работник берет после окончания отпуска. Эти дни никак не отражаются в табеле учета рабочего времени и не снижают размер зарплаты.

Строго говоря, такая схема является нарушением законодательства. И при возникновении непредвиденных обстоятельств, в случае несчастного случая с работником на работе или вне ее может повлечь для работодателя неприятные последствия.

Но если такой вариант все же применяется, то для того, чтобы кадровику и работнику не запутаться, сколько дней он отгулял и сколько ему осталось, на каждый такой отгул составляется заявление. Составляется оно в обычной форме, с точным указанием за какой день уже оформленного отпуска работник будет гулять.

Эти заявления необходимо хранить отдельно, поскольку в официальное делопроизводство они не входят, и после того, как работник отгулял все дни их лучше уничтожить, чтобы их не обнаружили при проверке различные организации типа трудовой инспекции.

Приложения

К заявлению на компенсирование отпуска денежными средствами не прилагаются никакие документы, по крайней мере, законодательство этого не требует.

Но на практике работодатель может потребовать следующие документы:

• выписку из личной карточки с информацией об отгулянных и не отгулянных отпусках;
• справку из бухгалтерии о величине компенсации и т.д.

Компенсация отпуска, превышающего 28 дней, является правом работника, и работодатель не может в нем отказать.

О правилах предоставления данных компенсационных выплат рассказано в следующем видеосюжете: