Правила оформления заявления на отгул в счет отпуска

Такого понятия как отгул нет в Трудовом Кодексе, но на практике оно часто применяется и означает один день отпуска. Но при этом при его оформлении необходимо учитывать некоторые нюансы, которые будут рассмотрены ниже.

Законодательная база вопроса

То есть ежегодный период освобождения от служебных обязанностей можно разделить на 15 частей. Все 14 дней взятые по одному дню можно считать оплачиваемыми отгулами.

Но часто корпоративная политика не предусматривает такую форму дробления, хотя это и не совсем законно. Тогда сотрудникам в случае необходимости предоставляется отгул, но он не табелируется. То есть работник отдыхает один день, и при этом в табеле ставится явка, но затем, когда оно берет полный отпуск, в один из этих дней он выходит на работу.

Такая практика появляется постоянно, хотя она может нести в себе потенциальные проблемы в случае возникновения непредвиденных ситуаций, таких как порча имущества или несчастный случай.

Существует еще один случай, когда работнику может предоставляться день отдыха. В случае, когда сотрудник выходит на свое рабочее место в праздничный или выходной день он вправе выбрать форму оплаты:

• Ему могут оплатить этот день в двойном размере.
• Рабочий день оплачивается в одинарном размере, но затем сотруднику организации предоставляется выходной неоплачиваемый день в любое удобное для него время.

Второй случай и называется отгулом.

Порядок составления заявления

Заявление должно содержать следующие сведения:

• Должность и ФИО руководителя на чье имя оно пишется;
• Должность и ФИО работника его составившего;
• Просьба предоставить один день в счет отпуска, при этом необходимо указать какой день сотрудник хочет получить оплачиваемый или неоплачиваемый.
• Дата и подпись.

То есть составляется обычное заявление, но при этом обязательно нужно указать информацию про оплату, потому что этот факт кардинально меняет ситуацию.

Оплачиваемый день будет проведен официально, то есть будет издан приказ об отпуске и начислены соответствующие выплаты.

Безоплатное время освобождения от исполнения трудовых обязанностей предоставляется неофициально, поэтому и заявление не будет использовано. Оно будет храниться у ответственного сотрудника, который учитывает данную информацию, а также будет служить оправдательным документом при отсутствии работника.

Второй способ противоречит законодательству, хотя постоянно используется, поэтому работодатель может отказать в предоставлении этого отгула, точно также работник может не согласиться пойти гулять таким образом.

Возможные причины предоставления

Причиной отгула, который будет предоставляться в счет отпуска, но не оплачивается, будет являться негласная политика организации, согласно которой работникам нельзя дробить периоды отсутствия на рабочем месте. Это зависит от многих факторов, в частности от того, что если штат большой на расчетчика ляжет дополнительная нагрузка по расчету однодневных периодов освобождения от работы.

Если предоставляемый день будет оплачиваемым, то он оформляется по желанию работника, которое тот должен согласовать с руководством, либо заблаговременно зафиксировать в графике отпусков.

Сроки подачи документа, кому необходимо его предоставить

Сроки для подачи данного документа не установлены четко, поскольку для неоплачиваемых дней вообще нет законодательной базы, а оплачиваемые подчиняются нормам об отпусках. Это значит, что если есть согласование с работодателем заявление можно подать в любой удобный момент.

Единственный нюанс, если период будет оплачиваться, то заявление стоит подать не позже чем за 3 дня, чтобы бухгалтерия успела выдать расчет отпускных в установленное законом время.

Заявление предоставляется либо сразу руководителю организации, либо согласовывается с непосредственным руководителем, но затем все равно несется директору предприятия, который должен проставить свою визу.

Пример оформления

Примерный текст заявления может звучать так:

• Если отгул с оплатой: «Прошу предоставить мне оплачиваемый отгул в счет отпуска 15 марта 2017 года».
• Без оплаты «Прошу предоставить мне отгул в счет отпуска без оплаты 16 марта 2017 года».

Все остальные реквизиты будут аналогичными для заявлений от работников. Документ можно написать от руки, а можно составить на компьютере.

Таким образом, можно сказать, что отгул в счет отпуска представляет собой его часть, но в одном случае она будет оформлена официально, а другом нет. Оформить такое освобождение от трудовых обязанностей без оплаты не предоставляется возможным, поскольку данная практика противоречит законодательству.

О правилах предоставления такого вида освобождения от трудового процесса смотрите в следующем видеосюжете: