Назначение и правила оформления справки 2-НДФЛ

На территории РФ государством установлена форма документа, который содержит в себе информацию о любых доходах лицах, суммах перечислений, которые осуществил работодатель в налоговую службу в течение года за это лицо.

Что это за документ

Форма 2-НДФЛ – документ, утвержденный Федеральной налоговой службой в 2010 году, выдаваемый работодателем. В нем отражаются все сведения о доходах лица за отчетный период (год), а также суммы выплаченного подоходного налога в течение этого времени. В народе эта форма получила название «справка о доходах».

Оформлением данной формы занимается работодатель лица.

Получить справку можно только по письменному заявлению лица. Выдача сведений должна осуществлять в течение трех рабочий дней после подачи заявления работником. Обратите внимание, что выдача формы работодателем осуществляется на бесплатной основе.

В справке должны указываться следующие сведения:

1. Период, за который выдается документ;
2. Наименование работодателя;
3. Данные о работнике;
4. Доходы сотрудника.

Подписывается форма директором компании и заверяется его печатью.

В случае, если работник трудится в организации не весь отчетный период, а только его часть, в документе следует отражать только те доходы, которые он получил именно у этого работодателя.

Сфера применения

Сведения, содержащиеся в указанной форме, могут потребоваться в случаях:

1. Реализации права на получение налоговых вычетов;
2. Реализации права на получение пенсии, а также при её расчете Пенсионным Фондом;
3. В случае установления опеки или прохождения процедуры усыновления;
4. Реализации права на получение социальных пособий от Фонда соцзащиты;
5. В случае установления размера алиментов ответчику;
6. В случае регистрации в качестве безработного для назначения пособия по безработице центром занятости;
7. В случае оформления визы;
8. При заполнении декларации, имеющей форму 3 НДФЛ;
9. В случае обращения в кредитную организацию с заявлением о выдаче кредита.

Порядок заполнения

В соответствии с этим документом форма состоит из:

1. Заголовка документа;
2. Раздела, который посвящен сведениям о налоговом агенте;
3. Раздела, который посвящен сведениям о получателе дохода;
4. Раздела, содержащего сведения о доходах, облагаемых по ставке;
5. Раздела, содержащего сведения о наличии вычетов;
6. Раздела, содержащего сведения о доходах и налоге.

После 1 апреля 2016 года в форму Федеральной налоговой службой при заполнении были внесены изменения. Они коснулись:

1. Заголовка (появилось поле корректировки с указанием следующих числовых кодов: при заполнении справки первично – 00; при внесении корректировок – 01, 02 и так далее; при предоставлении аннулирующей справки – 99);
2. Раздел 2 (для работников, которые являются иностранными гражданами предусмотрена возможность вписывать ИНН; добавлены следующие комбинации: в случае, если сотрудник участник программы по добровольному переселению из-за рубежа – 4; в случае, если работник имеет статус беженца или иностранное лицо получило временное убежище – 5; в случае, если иностранный гражданин работает на основе патента – 6);
3. Для иностранных граждан, работающих по трудовому договору на территории РФ, обязательно указание адреса постоянного места регистрации или адреса временного места жительства;
4. Раздел 4 (появилось поле о сведениях для осуществления уведомления при получении социальных вычетов, появилась возможность отразить инвестиционную категорию вычетов лица);
5. Раздел 5 (появилось поле об отражении фиксированных авансовых платежей; появилось поле для указания данных уведомления, подтверждающее право уменьшить сумму налога на размер авансовых платежей);
6. В кодовых комбинациях регионов, появились Крым (код 91), Севастополь (код 92);
7. Появилась возможность указания сведений о лице (ФИО) буквами латинского алфавита.

Все данные заполняются только налоговым агентом в соответствии с теми сведениями, которые содержатся в налоговых регистрах учета.

Порядок оформления и сдачи

Заполняется справка в точном соответствии с данными, которые отражены в налоговой карточке. Карточка так же заводится на работника индивидуальная. Форма разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно.

Форма 2-НДФЛ не подается в следующих случаях:

1. Доход выплачен лицу, которое в соответствии с Налоговым кодексом обязано отчитаться самостоятельно (ИП);
2. Осуществлена выплата некоторых видов дохода, по которым обязанность отчитываться лежит на получателе;
3. Доходы, которые выплачены налоговым агентом, не являются предметом налогообложения.

Новая редакция Налогового кодекса предусматривает две формы сдачи справки:

1. В электронном виде. Обязанность по сдаче справки в электронном виде, используя телекоммуникационные каналы связи, при помощи оператора электронного документооборота, лежит на организациях, которые осуществили выплату доходов двадцати пяти и более сотрудникам. Запрещается использование дискет и флеш-карт при передаче данных;
2. В бумажном виде. Обязанность по сдаче данных на бумажном носителе возложена на организации, которые выплатили доход в пользу менее 25 человек.

В случае представления данных в налоговую службу с ошибками, которые будут выявлены после осуществления проверки сведений, не предусмотрено наложение штрафа за несвоевременную подачу данных, как ранее.

Сроки сдачи

Отчетной датой является апрель года, который следует за отчетным. В некоторых случаях обязанность представить данные о доходе, полученном работником, возникает у компании не позднее месяца после окончания года, в котором был получен доход. Как правило, такая обязанность возникает тогда, когда доход был получен в натуральной форме.

По истечению налогового года налоговым агентом, то есть работодателем сдается справка:

1. До 1 марта справка, с отметкой «2» по физическим лицам, НДФЛ с которых удержать нельзя;
2. До 1 апреля с отметкой «1» по физическим лицам, доходы которых полностью отображены в документе, и с которых удержан подоходный налог.

Про заполнение справки 2-НДФЛ смотрите в следующем видеоуроке: